美萍煙酒店管理系統是一套集前臺收銀、后臺管理、庫存盤點、會員營銷于一體的綜合性管理軟件。本手冊將重點詳解其中的“酒店管理”核心模塊,旨在幫助用戶快速上手,實現酒店業務的數字化、規范化運營。
一、 模塊概述與登錄
“酒店管理”模塊是系統處理客房預訂、入住、換房、結賬等全流程業務的核心。操作員需使用分配的個人賬號與密碼登錄系統。首次登錄后,建議立即修改密碼,并妥善保管。主界面清晰展示了客房狀態總覽、實時房態圖、快捷操作入口及待處理事務提醒。
二、 核心功能操作流程
- 客房資源管理:
- 房型設置:預先定義客房類型(如標準間、大床房、套房),設置名稱、可住人數、基礎房價、配套設備等。
- 房間設置:為每間客房分配唯一房號,關聯房型,并可根據實際情況設置特色標簽(如臨街、安靜、有窗)。
- 房價管理:支持設置多種房價策略,如平日價、周末價、節假日價、協議公司價等,并可設置生效日期,實現靈活定價。
- 預訂管理:
- 新建預訂:錄入客人信息(姓名、電話、證件號)、預訂房型/房間、抵離日期、預計房價、預訂來源等。系統支持預授權或收取定金。
- 預訂查詢與修改:可通過客人姓名、電話、預訂號等多條件快速查找預訂記錄,并進行修改、取消或備注。
- 預訂確認:客人抵達前,可提前分配好具體房間,生成預訂單。
- 前臺接待(入住登記):
- 快速入住:對于已有預訂的客人,可通過預訂號快速調取信息,核對無誤后一鍵辦理入住,系統自動將房間狀態由“已預訂”轉為“在住”。
- 散客開房:直接為未預訂的客人選擇可用房間,登記完整客人信息,選擇房價方案,收取押金,完成入住登記。系統支持身份證讀卡器快速錄入信息。
- 團隊入住:可創建團隊主單,批量辦理團隊成員入住,統一設置房價和結算方式,提高效率。
- 在住服務:
- 續住處理:為需要延長住宿的客人辦理續住手續,重新計算房價和押金。
- 換房處理:記錄換房原因,辦理房間更換,原房間轉為“臟房”,新房間轉為“在住”,費用自動關聯。
- 雜項記賬:將客人在店內的其他消費(如餐飲、洗衣、商品)記入其房賬,支持多種收費項目設置。
- 房態管理:前臺可實時查看所有房間狀態(空凈、在住、臟房、維修、自用等),并在房態圖上直觀操作(如置為臟房、置為維修)。
- 收銀結賬:
- 賬單預覽:結賬前,可詳細預覽客人的所有消費明細(房費、雜項消費等)及已付押金。
- 快速結賬:選擇結賬方式(現金、刷卡、掛賬等),系統自動計算應收金額,找零,并打印正式賬單。結賬成功后,房間狀態自動轉為“臟房”。
- 掛賬與部分結賬:支持將賬款掛至協議單位,或進行多次部分結賬,滿足靈活結算需求。
- 發票開具:集成電子發票或對接稅控打印機,快速開具消費發票。
- 交接班與報表:
- 交接班:當班結束前,執行交接班操作,系統生成本班次的收銀匯總報表(各類支付方式金額、入住房數、結賬房數等),清點現金與系統核對無誤后完成交接,保障資金安全。
- 經營報表:系統提供豐富的統計分析報表,如《當日營業收入報表》、《客房出租率分析》、《客人來源分析》等,為經營決策提供數據支持。
三、 常用快捷鍵與提醒
- F2:快速新建預訂/入住單。
- F5:刷新當前房態數據。
- 每日需進行“夜間稽核”操作(通常由系統自動或授權人員在業務結束后執行),用以結束當日營業,將未結賬房費自動入賬,并開啟新一天的營業日期。此為關鍵日結步驟,切勿遺漏。
- 定期通過系統“數據備份”功能備份數據庫,防止數據丟失。
四、 故障排除與支持
- 常見問題如打印機無法連接、房態不同步等,可首先嘗試重啟相關設備及管理系統客戶端。
- 所有操作均有日志記錄,如遇賬務疑問,可查詢操作日志追蹤。
- 如需進一步技術支持,請記錄問題現象與提示信息,聯系美萍軟件客服中心。
通過熟練掌握本手冊內容,用戶將能充分發揮美萍煙酒店管理系統在酒店業務管理中的效能,提升服務速度、管理精度和客戶滿意度。